مدیریت زمان ابزاری برای استفاده بهتر از زمان در جهت دست یابی به اهداف می باشد و كلید آن، انضباط فردی است؛ یعنی این توانایی را داشته باشیم كه خود را مجبور به انجام كاری در یك زمان معی‍‍ّن نماییم، خواه مایل به انجام آن باشیم، خواه نباشیم.
ما معمولا برای انجام كارهایمان یا برنامه ریزی نداریم، یا آنقدر فشرده برنامه ریزی می كنیم كه دستیابی به اهدافمان طبق برنامه،‌ عملا غیر ممكن می شود.
مدیریت زمان می گوید: «كارهای خود را مثل كالباس برش دهید و به كارهای كوچك تقسیم كنید،‌ سپس یك تكه از كار را انتخاب كرده، بی درنگ آن را اجرا نمایید».

الف-برای مدیریت زمان چه کارها را انجام دهیم:

1-اهداف خود را مشخص کنید:
لیستی از اهدافتان برای هفته، سال یا حتی ۵ سال آینده بنویسید. با نخستین جرقه‌های ذهنتان اهدافتان را به هر شکل و نظمی که می‌خواهید و دوست دارید فهرست‌بندی کنید. سپس به اهداف بپردازید و آنها را با توجه به اهمیتشان طبقه‌بندی نمائید. پس از این‌کار فقط حساب کنید که چقدر زمان برای رسیدن به اهدافتان نیاز دارید ممکن است فقط ۵ دقیقه طول بکشد یا بیشتر.

2-یک دفترچه یادداشت تهیه کنید و لیستی از کارهای روزانه خود را بنویسید:
لیست كارهای روزانه خود را اولویت بندی و بازنگری كنید و آنها را بدین صورت در نظر بگیرید: كارهایی كه باید انجام دهید، كارهایی كه نیاز به برنامه ریزی مجدد دارد، وظایفی كه قادرید انجام آن را به سایرین محول كنید یا فعالیت هایی كه انجام آن از برنامه شما حذف شده است.
تهیه فهرستی که شامل کارهای شما است، کار خوب و مناسبی می‌باشد. زمان نوشتن گزینه‌ها، مشخص کنید که آیا این‌ها پروژه هستند یا وظیفه. اگر وظیفه باشند معمولاً در یک مرحله انجام می‌شوند، اما اگر پروژه باشند شاید نیاز باشد که آن‌را به مراحل کوچک‌تری که به‌صورت وظیفه خواهد بود تقسیم کنید.
در انتهای هر روز برنامه روز بعد را یادداشت كنید. این امر به شما كمك می كند كه نظم و ترتیب بیشتری داشته باشید و وظایف شما تحت كنترل خودتان باشد.
یادتان باشد بلندپروازانه فكر نكنید. اهداف ویژه ای را كه قابل اندازه گیری، واقع بینانه و قابل دستیابی باشند در نظر بگیرید تا مسیر درستی را به شما نشان دهند. یعنی به طور دقیق مشخص كنید كه چه كاری را می خواهید به انجام برسانید و زمان مورد نیاز شما برای به پایان رساندن این كار چقدر است.
افرادی كه دوست دارند از تقویم و دفترچه های برنامه ریزی استفاده كنند یك گام از بقیه جلوتر خواهند بود. حسن این دفترچه ها این است كه می توانید وقایع تاریخی مختلف از جمله سالگردهای مختلف، تولد نزدیکان و دوستان و اقوام را همیشه به یاد داشته باشید. به علاوه نوشتن اهداف كلی و روش رسیدن به آنها، ثبت یادداشت ها و نظرات، قرار ملاقات ها، جلسات، برنامه ریزی برای تعطیلات، كار و... از دیگر مزایای داشتن چنین ابزاری به شمار می رود.

3-به هر کار مدت زمان مشخصی تخصیص دهید:
درگیرشدن زیاد در پروژه ها و وظایف می‌تواند به سرعت وقت‌تان را تلف کند. به همین خاطر باید محدوده زمانی را مشخص کنید که تا چه وقت باید کارتان به طول بینجامد. انجام کار در یک حوزه زمانی اندک، ساده‌تر خواهد بود. از این طریق خودتان را تحت فشار قرار می‌دهید تا روی آن‌چه که واقعاً نیاز است تمرکز کنید.

4-از خودتان بپرسید که می‌خواهید چه کنید:
انگیزه و دلیل انجام آن‌کار را برای خودتان مشخص کنید. باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید چه نتیجه‌ای بگیرید. می‌خواهید وقت آزاد بیشتری داشته باشید؟ یا کارآمدتر باشید؟
زمانی‌که دقیقاً مشخص می‌کنید که می‌خواهید چه کنید، قوه محرکه و انگیزه لازم را برای انجام کار از طریق لیست کاریتان خواهید داشت.

5-لیست کاریتان را خیلی بزرگ ننویسید:
در مقابل این وسوسه که لیست‌تان را خیلی بزرگ بنویسید، مقاومت کنید. این طبیعت بشر است که زمانی‌که قصد دارد فهرستی را تدارک ببیند، آیتم‌های زیادی را در آن منظور می‌کند. شروع با شش گزینه کاری که قرار است در آن روز انجام شود و از همه هم مهم‌تر هستند، بهترین روش است. سعی نکنید که خیلی آرمان‌گرا بوده و گزینه‌های زیادی را وارد لیست‌تان کنید.
در این حالت، کارتان بسیار مشکل می‌شود و امکان دارد موفقیتی کسب نکنید. استفاده از یک لیست کار، می‌تواند راه مناسبی برای کنترل زمان و وقت‌تان باشد. فقط کافی است اهداف و افکارتان را به سادگی روی کاغذ آورده و حلاجی کنید.

6-یاد بگیرید چندبعدی عمل کنید:
زمانی را که در صف به انتظار ایستاده‌اید، می‌تواند به‌راحتی به بررسی و چک کردن دفترچه کار روزانه‌تان اختصاص یابد و یا با خواندن یک کتاب یا مجله پر شود. هیچ‌گاه صف‌ها را وقت تلف کن تصور نکنید بلکه آنها را فرصتی برای انجام کارهای مهم و حتی کوچک فرض نمائید

ب-چه کارهایی را نکنیم(دزدان زمان):
بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیت های روزانه خود می اندازیم مشاهده می‌کنیم که علی رغم گذراندن ساعت‌ها، کار خاصی انجام نداده‌ایم.
یکی از چیزهایی که باید از آن شناخت کافی داشته باشیم، مواردی است که باعث اتلاف وقت ما طی روز می‌شود. با شناخت از آنها می‌توانیم آنها را از فعالیت روزانه حذف و یا به گونه‌ای مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند
به موارد زیر توجه کنید این ها مواردی هستند که می توانند خیلی از وقت شما را تلف کنند:

1. تلفن‌هایی که بی موقع در حین انجام کار به شما زده می‌شود.

2. افرادی که بی موقع در حین انجام کار وارد معرکه می‌شوند و کار شما را متوقف می‌کنند.

3. جلسات غیر ضروری.

4. کارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید ولی با کمال تعجب اینکار را نمی کنید.

5. ‌ شک و دو دلی در اتخاذ تصمیم و ایجاد یک مشغولیت ذهنی برای اینکار.

6. تمام نکردن کارها بصورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زیادی کار نا تمام.

7. ادامه دادن صحبت‌هایی که به نتیجه خاصی منجر نمی‌شوند.

8. نداشتن برنامه کاری روزانه.

9. دخالت در کارهایی که آگاهی لازم در مورد آنها را ندارید.

10. خسته بودن و استرس داشتن.

11. ناتوانی در "نه" گفتن.
از گفتن ”نه“ نترسید. شما نمی‌توانید همزمان در یک گروه علمی (زمان بر) و یک انجمن دانشجویی یا فرهنگی عضویت داشته باشید. تحت هر شرایطی به انتخاب و اولویت‌بندی تکالیف شخصی و کاریتان نیاز دارید. اگر خیلی سخت نگیرید حتماً از این‌که چقدر زمان زیاد خواهید آورد ، احساس بهتری خواهید داشت و تعجب خواهید کرد. بعضی وقت‌ها گفتن ”نه“ جرأت می‌خواهد ممکن است اول از دستتان ناامید شوند اما در پایان وقتی فهمیدید که خودتان را به زحمت نینداخته‌اید خوشحال خواهید شد.

12. میز و محیط کاری شلوغ داشتن.
شما با کمی دقت به مواردی که در بالا به آنها اشاره شد به سادگی خواهید دید که به چه سادگی می‌توانید نکات بالا را مدیریت کنید. اگر دقت کنید بسیاری از موارد مطرح شده، خود از جمله کلیدهایی برای رفع مشکلات دیگر می‌باشند، بعنوان مثال تلفن برای ایجاد ارتباط سریع راه دور می‌باشد، ورود افراد به اتاق شما عموما" برای هماهنگی انجام کارها می‌باشد و ... که به دلیل عدم استفاده صحیح نه تنها کمکی در حل مشکلات ما نخواهند کرد بلکه خود برای ما مشکل جدیدی خواهند آفرید.

برخی دیگر از موارد ذکر شده به ضعف برنامه‌ریزی و توانایی‌های شخصی خودمان برمی‌گردد، مانند عدم توانایی "نه" گفتن، نداشتن برنامه کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحث‌ها و... که همه و همه به محدودیت توانایی ما برمی‌گردد. راه حل بسیار ساده می‌باشد، از یک طرف باید توانایی‌های خود را بشناسیم و در حد خودمان از توانایی‌هایمان استفاده کنیم و از طرف دیگر باید در رودربایستی را کنار بگذاریم. باید تمرین کنیم که "نه" بگویم، وارد هر کاری نشویم، اگر سرگرم انجام کار مهمی هستیم تلفن‌های غیر ضروری را جواب ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم و ....
مشاهده می‌کنید که موضوع آنقدرها هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست بهترین استفاده را از وقت خود بکنید.

محمد علی حسین زاده
منابع:
مجله موفقیت
سینرژی
روزنامه ایران

نظر بازدید کنندگان

نام *
وب سایت
کد   

ارسال پیام